Moderný človek sa snaží byť úspešný všade – v práci aj v osobnom živote. Kariéra, rodina, priatelia sú súčasťou života a efektívna komunikácia vám umožňuje zlepšiť všetky oblasti a dosiahnuť maximálnu zhodu. Každý by sa mal snažiť zlepšiť svoje sociálne zručnosti. Aj keď sa spočiatku objavia ťažkosti, časom toto poznanie prinesie zaslúžené výsledky – spoľahlivé medziľudské prepojenia.
Definícia komunikácie
Rôzne spôsoby prenosu informácií od jednej osoby k druhej sa nazývajú komunikácia. Zahŕňa všetky rôzne kanály na prenos a dekódovanie signálov a stáva sa:
- verbálny;
- neverbálne;
- písaný;
- obrázkové;
- medzera-symbol atď.
Predpokladá sa, že komunikácia je efektívna, keď odosielateľ informácie komunikuje na rovnakej vlnovej dĺžke ako príjemca. Ani komunikácia v systéme jedného znaku však nezaručuje, že správa bude správne dešifrovaná.
Efektívna komunikácia umožňuje minimalizovať stratu významu správy. Na úspešnú propagáciu podnikania, udržiavanie priateľstiev, živý osobný život bude pre každého užitočné zlepšiť svoje komunikačné schopnosti.
Základy efektívnej komunikácie
Komunikácia ako banálna výmena informácií je už prítomná u najjednoduchších zvierat. Človek v procese evolúcie doviedol komunikáciu k dokonalosti. Hovorené a rozvíjané a postupne rozšírené na písané, symbolické a obrazné. Tento proces má však komplikované pochopenie a efektívna komunikácia sa stáva samostatným predmetom štúdia.
Komunikačný proces zahŕňa päť prvkov:
- Komunikátor je ten, kto prenáša informácie.
- Obsah správy.
- Spôsob prenosu informácií (ako sa uskutočňuje).
- Publikum alebo príjemca je tým, komu je správa určená.
- Posledná fáza komunikácie, ktorá vám umožní pochopiť, či prebehla efektívna komunikácia. Je to možné len vtedy, ak sú predchádzajúce štyri dostatočne uspokojivé.
Princípy efektívnej komunikácie
Bez pozitívnej komunikácie nie je možné dosiahnuť vzájomné porozumenie v akejkoľvek otázke. Aby ostatní ľudia správne vnímali odchádzajúce informácie, je potrebné splniť niekoľko požiadaviek.
V prvom rade je potrebné dbať na zásady efektívnej komunikácie:
- Komunikácia musí byť obojsmerná. Keď sa všetci účastníci zaujímajú o pozitívny výsledok rozhovoru a je to pre nich ekvivalentné, nastáva potrebný efekt.
- Príjemca musí vynaložiť maximálne úsilie, aby správu správne vnímal.
- Správa by mala byť jasná, štruktúrovaná a stručná.
- Príjemca musí dôverovať rečníkovi, rešpektovať jeho názor a nespochybňovať jeho kompetenciu.
- Efektívna komunikácia je vždy emocionálna, a to v miere, ktorá je v danej situácii prijateľná.
- Trpezlivosť a blahosklonnosť voči nedostatkom iných ľudí. Prijímanie ľudí takých, akí sú, bez toho, aby ste sa pokúšali niečo napraviť alebo opraviť.
Nižšie rozoberieme základné podmienky efektívnej komunikácie.
Ako dosiahnuť pozitívny efekt z komunikácie?
Aby bola komunikácia považovaná za efektívnu, musia byť splnené určité podmienky:
- Reč by mala zodpovedať pôvodnému účelu rozhovoru, byť primeraná. V rozhovore by ste sa nemali príliš rozprávať alebo sa dotýkať problémov, ktoré nemajú nič spoločné s diskutovanou témou. Zlepšuje efektívne komunikačné schopnosti.
- Použité slová musia byť logické a lexikálne presné, to je veľmi dôležité na dosiahnutie cieľa komunikácie. Dosahuje sa neustálym sebavzdelávaním, čítaním rôznej literatúry a pozorným prístupom k rodnému jazyku.
- Samotný príbeh by mal byť logický a kompetentný. Jasná štruktúra prezentácie vytvára priaznivé podmienky pre poslucháčov a zvyšuje šance na pozitívny výsledok.
Efektívne komunikačné techniky
Každý človek žije v spoločnosti a je na nej závislý. Aj tí najzúfalejší domáci, možno nie priamo, ale vstupujú do medziľudských vzťahov. Efektívna komunikácia bude užitočná pre prácu aj pre domáce sociálne kontakty. Techniky a komunikačné zručnosti sa dajú rozvíjať a zdokonaľovať – to značne uľahčí život každého človeka.
Chcete byť v procese komunikácie pozitívny? Bude pre vás užitočné naučiť sa niektoré techniky na zlepšenie efektívnosti komunikácie:
- Naučte sa pozorne počúvať, čo hovoria. Počas rozhovoru by ste sa mali nielen pozerať na partnera, ale tiež sa mierne nakloniť, kývať hlavou a klásť relevantné hlavné otázky. Táto technika vám umožní presne pochopiť uhol pohľadu partnera.
- Vyjadrite sa jasne, stručne a k veci. Čím jasnejšie je myšlienka formulovaná, tým je pravdepodobnejšie, že bude správne pochopená a vnímaná.
- Zaraďte do svojho arzenálu nielen verbálnu, ale aj neverbálnu komunikáciu. Zaujmite rovnakú polohu ako účastník rozhovoru, snažte sa používať iba otvorené gestá, počas rozhovoru sa nedotýkajte tváre.
- Venujte pozornosť emocionálnemu zafarbeniu reči. Malo by byť mierne, ale dostatočné na to, aby partner pochopil váš záujem o danú problematiku.
- Zvládnutie techník ovládania hlasu umožňuje urýchliť rozvoj efektívnej komunikácie. Jasná artikulácia, správne zafarbenie a upravená hlasitosť urobia z každého posolstva pozitívne.
- Ovládať technické prostriedky komunikácie. Každý dospelý musí byť schopný používať telefón, fax, Skype, e-mail. Písomné komunikačné zručnosti by sa mali pravidelne rozvíjať.
Toto sú len základné techniky určené na uľahčenie a zlepšenie medziľudskej komunikácie.
Pravidlá efektívnej komunikácie
Každý musí spĺňať určité normy. Ich porušenie vedie k nepochopeniu medzi účastníkmi, konfliktom a dokonca k prerušeniu vzťahov.
Pravidlá efektívnej komunikácie:
- Hovorte v jazyku partnera. Toto pravidlo treba chápať ako potrebu zohľadňovať úroveň vzdelania, sociálne postavenie, vek a ďalšie parametre. Aby ste boli vypočutí a pochopení, je potrebné formulovať svoje myšlienky na základe charakteristík publika.
- Pripravte sa na komunikáciu. Ak rozhovor nie je spontánny, mali by ste si vopred zistiť, s kým a z akého dôvodu sa stretnete. Vezmite si obrazové materiály a technické prostriedky. Vypracujte plán konverzácie.
- Naučte sa techniky aktívneho počúvania, pomôže vám to umiestniť partnera a lepšie pochopiť jeho uhol pohľadu.
- Hovorte jasne, primerane nahlas a sebaisto, nenaťahujte slová, ale nehučte.
- Pri písaní listu sa držte zvoleného štýlu.
- Pred uskutočnením telefonického hovoru alebo Skype si vopred naplánujte konverzáciu a otázky, ktoré je potrebné prediskutovať.
Spôsoby, ako efektívne komunikovať
Na dosiahnutie vzájomného porozumenia v procese komunikácie je potrebné vytvárať podmienky a brať do úvahy možné spôsoby efektívnej komunikácie. Celkovo je ich šesť:
- Pokúste sa vyjadriť svoje myšlienky čo najpresvedčivejšie. Hovorte vždy stručne a k veci, vyhýbajte sa zbytočným kopám slov, vynechávaniu a možným dvojitým výkladom.
- Používajte terminológiu a profesionalitu len vtedy, keď je to vhodné.
- Aj v bežnej komunikácii sa treba vyhýbať žargónu a slangovým výrazom, najmä ak ide o medzigeneračnú komunikáciu.
- Vyhnite sa nadmernému emočnému zaťaženiu, pozitívnemu aj negatívnemu.
- Pokúste sa kontaktovať personalizovaným spôsobom, podľa mena, vedeckej alebo vojenskej hodnosti alebo spojením skupiny partnerov spoločným slovom.
- Vždy dodržiavajte etiketu.
Neverbálne podnety na zlepšenie komunikácie
Účastníci rozhovoru sa navzájom vnímajú nielen podľa ucha. Verbálna expozícia môže byť zvýšená alebo znížená rôznymi neverbálnymi podnetmi. Naše telo ich vysiela vo veľkom množstve a iní ľudia ich čítajú a interpretujú na podvedomej úrovni.
Na zlepšenie bude užitočné zvládnuť techniky pozitívneho neverbálneho posilňovania:
- Buďte vždy čistí a uprataní: aj keď oblečenie celkom nezodpovedá dress code, celkový dojem z rozhovoru bude pozitívny.
- Pokúste sa ovládať výrazy tváre a emócie. Výraz tváre by mal byť neutrálny-pozitívny a reagovať zmenami v závislosti od priebehu rozhovoru.
- Nedotýkajte sa tváre počas komunikačného aktu – podvedome to vnímame ako snahu zakryť si ústa, respektíve vaše tvrdenie je nepravdivé.
- Naučte sa „zrkadliť“ polohu tela partnera. Je dôležité robiť to jemne, bez nadmernej horlivosti, aby to nevyzeralo ako karikatúra.
- Vyhnite sa „uzavretým“ pózam – prekrížené ruky a nohy. Táto poloha tela naznačuje nedostatočnú pripravenosť na efektívnu komunikáciu. Zatiaľ čo otvorené dlane a priateľský úsmev dokážu získať každého partnera.
Podmienky efektívnej komunikácie pomocou technických prostriedkov
Technologický pokrok nám dal nové nástroje na uľahčenie komunikácie. Ide o telefóny, faxy, internet. Komunikácia pomocou technológií by mala byť postavená podľa rovnakých pravidiel a princípov ako medziľudská komunikácia. Mali by ste dodržiavať všetky pravidlá etikety, zásady obchodnej a osobnej konverzácie.